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Email Archivierung - Mailstore Server

Email Archivierung mit MailStore Server, dem Standard für Email Archivierung in Österreich.

MailStore Server hilft Unternehmen einfach und sicher Emails gesetzeskonform zu archivieren und von den sich daraus ergebenden rechtlichen, technischen sowie wirtschaftlichen Vorteilen zu profitieren.

MailStore Server ist eine Kombination aus leistungsstarker Technologie mit einfacher Setup-Prozedur, geringen Systemanforderungen und niedrigen Kosten.

MailStore Server archiviert alle Emails als 1:1 Kopien in einem zentralen Email-Archiv. Das stellt sicher, dass beliebige Datenmengen jahrelang sicher gespeichert und stets verfügbar sind. Anwender haben sowohl über MailStore Web Access als auch über Microsoft Outlook oder mobil einen Zugriff auf ihre Emails.


 

Leitfaden: Emails in Österreich rechtssicher archivieren

Emails zu archivieren ist nicht nur technisch und wirtschaftlich vorteilhaft, sondern für Unternehmen inzwischen zur zwingenden Notwendigkeit geworden. Nur eine rechtssichere IT Archivierungslösung erfüllt die geltenden gesetzlichen Anforderungen. In rechtlicher Hinsicht besitzt das Thema Archivierung allerdings sehr viele Facetten mit ebenso vielen Grauzonen.

Grundsätzlich gilt, dass nicht nur alle Geschäftsdokumente in Papierform aufzubewahren sind, sondern für entsprechend spezifizierte E-Mails ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht besteht. Dies umfasst alle Schriftstücke im Hinblick auf Vorbereitung, Abschluss, Abwicklung oder Rückabwicklung eines Geschäftes. Konkret sind davon schriftliche Dokumente wie Aufträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und Zahlungsbelege betroffen.


 

Was muss alles archiviert werden?

Zu den archivierungspflichtigen Geschäftsdokumenten zählen unter anderem:
Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Bücher, Eröffnungsbilanzen einschließlich der Arbeitsanweisungen und zugehörigen Organisationsunterlagen, Inventare, Jahresabschlüsse, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Umsatzsteuerunterlagen, Dokumente, die einen Hinweis auf Rechnungen enthalten sowie alle sonstigen Unterlagen, die für den Geschäftsverlauf von Bedeutung sind.

Es müssen wie gesagt sämtliche Unterlagen nicht nur in Papierform, sondern auch in Form von Emails aufbewahrt werden, sofern zuvor genannte Spezifikationen darauf zutreffen. Das bedeutet, dass sämtliche schriftlichen Geschäftsunterlagen, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen, abwickeln oder rückabwickeln davon betroffen sind. Dies sind Dokumente wie Aufträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge aller Art.


 

In der Praxis

Aufgrund der Flut täglich empfangener und versandter Emails ist es fast unmöglich, eine Unterscheidung zwischen archivierungspflichtigen und nicht archivierungspflichtigen Emails zu treffen. Aus praktischen Gründen werden meist alle eingehenden und abgesandten Emails auf dem Email-Server archiviert.